Aufgabe:
ie Stabsstelle Gremien und Berufungen sucht eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in für das Gremiensekretariat (w/m/d) Die Stabsstelle GB ist die Service-Schnittstelle für die zentralen Gremien der Universität Freiburg, in denen alle wesentlichen Belange der Universität gesteuert werden. Das Team der Stabsstelle betreut auch die Berufungsverfahren für Professuren und organisiert die Universitätswahlen. Als Stelleninhaber*in * arbeiten Sie im Team der Stabsstelle inhaltlich und organisatorisch an der Vorbereitung und Nachbereitung der Gremiensitzungen mit und leisten auch technische Unterstützung * sind Sie in der Geschäftsstelle des Rektorats erste Ansprechperson für alle dieses Gremium betreffenden Angelegenheiten * bereiten Sie eingehende Unterlagen auf und stellen diese digital an die von Ihnen zu pflegenden Verteiler bereit * bearbeiten Sie eigenständig den Posteingang, die digitale Ablage und das Wiedervorlagesystem für das Rektorat * sind Sie im kontinuierlichen Austausch mit allen Fakultäten der Universität und der Zentralen Universitätsverwaltung * sind Sie für die Pflege der Internet-Einträge der Stabsstelle verantwortlich * leisten Sie einen Beitrag zur Digitalisierung der Gremienverwaltung * unterstützen Sie die Stabsstellenleitung und das Team bei Berufungsvorgängen und in vielfältigen administrativen Angelegenheiten (Allgemeine Korrespondenz, Führen des Terminkalenders etc.)Qualifikation:
* eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte*r oder eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung oder berufliche Qualifikation * ein freundliches und verbindliches Auftreten, Serviceorientierung und Flexibilität * eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick * Verantwortungsbewusstsein, Loyalität und Diskretion für die Arbeit im unmittelbaren Umfeld der Hochschulleitung * sehr gute Deutsch Kenntnisse (Niveau C1) und kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift * einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen und Datenbank-Anwendungen sowie mit IT basierter Informations- und Kommunikationstechnik * eine ausgeprägte Teamfähigkeit und Offenheit für neue Aufgaben. * Kenntnisse der universitären Strukturen und der Hochschulverwaltung sowie Erfahrungen im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich sind von Vorteil.Weitere Angebote in den Bereichen:
