Arbeiten an der Universität Freiburg

Die Universität Freiburg ist einen Wechsel wert: Mit ihrer über 500-jährigen Geschichte ist sie eine der renommiertesten und forschungsstärksten Universitäten Deutschlands. Hier arbeiten Sie in einer einzigartigen Vielfalt von Fächern, Perspektiven und Menschen für Forschung und Lehre auf höchstem Niveau – mitten in einer der beliebtesten Städte Deutschlands …
Die Personalpolitik der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg orientiert sich an den Prinzipien der Gleichstellung und Vielfalt. Die Universität bekennt sich nachdrücklich zu dem Ziel einer familiengerechten Hochschule.
 

Verwaltungsmitarbeiter*in für das Gremiensekretariat (w/m/d)

Die Stabsstelle Gremien und Berufungen sucht eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in für das Gremiensekretariat (w/m/d)
 

• Bewerbungsfrist: 1. Juni 2025
• Veröffentlichungsdatum: 7. Mai 2025
• Eintrittstermin: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
• Arbeitsumfang: Vollzeitstelle
• Kennziffer: 00004340

Beschreibung 

Die Stabsstelle Gremien und Berufungen sucht eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in für das Gremiensekretariat (w/m/d)

Die Stabsstelle GB ist die Service-Schnittstelle für die zentralen Gremien der Universität Freiburg, in denen alle wesentlichen Belange der Universität gesteuert werden. Das Team der Stabsstelle betreut auch die Berufungsverfahren für Professuren und organisiert die Universitätswahlen.

Als Stelleninhaber*in

• arbeiten Sie im Team der Stabsstelle inhaltlich und organisatorisch an der Vorbereitung und Nachbereitung der Gremiensitzungen mit und leisten auch technische Unterstützung
• sind Sie in der Geschäftsstelle des Rektorats erste Ansprechperson für alle dieses Gremium betreffenden Angelegenheiten
• bereiten Sie eingehende Unterlagen auf und stellen diese digital an die von Ihnen zu pflegenden Verteiler bereit
• bearbeiten Sie eigenständig den Posteingang, die digitale Ablage und das Wiedervorlagesystem für das Rektorat
• sind Sie im kontinuierlichen Austausch mit allen Fakultäten der Universität und der Zentralen Universitätsverwaltung
• sind Sie für die Pflege der Internet-Einträge der Stabsstelle verantwortlich
• leisten Sie einen Beitrag zur Digitalisierung der Gremienverwaltung
• unterstützen Sie die Stabsstellenleitung und das Team bei Berufungsvorgängen und in vielfältigen administrativen Angelegenheiten (Allgemeine Korrespondenz, Führen des Terminkalenders etc.)

• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte*r oder eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung oder berufliche Qualifikation
• ein freundliches und verbindliches Auftreten, Serviceorientierung und Flexibilität
• eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Verantwortungsbewusstsein, Loyalität und Diskretion für die Arbeit im unmittelbaren Umfeld der Hochschulleitung
• sehr gute Deutsch Kenntnisse (Niveau C1) und kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift
• einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen und Datenbank-Anwendungen sowie mit IT basierter Informations- und Kommunikationstechnik
• eine ausgeprägte Teamfähigkeit und Offenheit für neue Aufgaben.
• Kenntnisse der universitären Strukturen und der Hochschulverwaltung sowie Erfahrungen im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich sind von Vorteil.

• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• ein kollegiales Arbeitsumfeld in einem Team, das sich auf Sie freut
• eine umfassende Einarbeitung
• gute interne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Arbeitszeit im Gleitzeitmodell, Möglichkeit zum Homeoffice
• ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit Vergütung nach Entgeltgruppe TV-L E8
• vielfältige universitäre Angebote (Betriebliche Altersvorsorge, Job-Ticket, Job-Bike, Hochschulsport usw.)
• einen attraktiven Arbeitsplatz in zentraler Lage mit sehr guter Erreichbarkeit durch öffentliche Verkehrsmittel

Für nähere Informationen steht Ihnen Frau Ulrike Stawarz unter Tel. +49 761 203-4220 oder E-Mail ulrike.stawarz@zv.uni-freiburg.de zur Verfügung.

Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen (Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Belege) unter Angabe der Kennziffer 00004340 bis spätestens 01.06.2025 über unsere Online-Stellenbörse an:
 

Universität Freiburg, Stabsstelle Gremien und Berufungen -
Ulrike Stawarz
Postfach
79085 Freiburg

Die Stelle ist unbefristet. Die Vergütung erfolgt nach E8 TV-L.

Allgemeine und rechtliche Hinweise:

Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Die Auswahl erfolgt nach den Regeln des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz). Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt. Für den Inhalt dieser Anzeige ist die jeweils ausschreibende Einrichtung verantwortlich. Etwaige inhaltliche Fehler begründen keine Ansprüche oder Rechte. Die rechtsgeschäftliche Vertretung im Zusammenhang mit dem Besetzungsverfahren und der Einstellung erfolgt ausschließlich durch das zuständige Personaldezernat. Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unberechtigte Zugriff Dritter bei der Kommunikation per unverschlüsselter Mail nicht ausgeschlossen werden können.


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