Aufgabe:
Du übernimmst die aktive administrative Unterstützung des Geschäftsfeldleiters hinsichtlich Korrespondenz und Telefonaten und bist für Terminabstimmung und -koordinierung zuständig. Du organisierst Dienstreisen und Veranstaltungen und bereitest diese vor und nach. Du betreust das zentrale Postfach des Geschäftsfeldes, ordnest und verteilst externe Anfragen und Erlasse und stellst eine fristgerechte Rückmeldung sicher. Du bist für die Vor- und Nachbereitung von Terminen zuständig und erstellst dafür beispielsweise Unterlagen oder protokollierst die Ergebnisse. Du unterstützt bei Bedarf das gesamte Team und erledigst allgemeine und organisatorische Bürotätigkeiten, darunter auch die Aktenablage. Als neues Teammitglied möchtest du schnell selbstständig arbeiten können. Dazu musst du unsere Prozesse kennenlernen. In den ersten drei Tagen nimmst du am Onboardingprozess teil, bei dem du wichtigen Ansprechpersonen in der ZITiS begegnest und dich mit den anderen neuen ZITiSens vernetzt.m Anschließend bekommst du ein fachliches Onboarding im Geschäftsfeld Digitale Services- und Portfoliomanagement oder Big Data. So wirst du schnell Teil unseres bunten Teams und knüpfst Kontakte mit Kolleginnen und Kollegen, die sich gerne Zeit auch für fachliche und organisatorische Deep Dives nehmen. Auch die Vernetzung mit den anderen Vorzimmern lernst du kennen und kannst dich eng austauschen.Qualifikation:
Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau (w/m/d) für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte (w/m/d) oder eine vergleichbare Ausbildung mit mindestens gutem Prüfungsergebnis Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im oben genannten Aufgabengebiet in deiner Rolle als Assistenz oder Vorzimmerkraft Sicherer Umgang mit den Microsoft Office Anwendungen Word, Excel und Power Point Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift mit adressatengerechter Ausdrucksweise Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift VON VORTEIL SIND: Hohe Auffassungsgabe, Selbstständigkeit und Organisationsgeschick Ein verbindliches Auftreten sowie eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit unterschiedlichen Menschen Erfahrung im Umfeld von behördlichen Prozessen und Arbeitsweisen idealerweise aus der Arbeit in einer Behörde (bsp. Veraktung/?Erlassbearbeitung...) Erfahrung in einem technischen Umfeld, bestenfalls in der Informationstechnologie mit Kenntnis relevanter technischer Begrifflichkeiten Erfahrung in der Nutzung von Atlassian ConfluenceWeitere Angebote in den Bereichen:
