Aufgabe:
Effiziente Koordination des Vorstandsbüros Terminplanung, -koordination und -überwachung für die Geschäftsleitung Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Besprechungen inkl. Protokollführung Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Verwaltungsratssitzungen (z.B. Unterlagenversand, Fristenkontrolle, Protokollführung) Erstellung von Präsentationen, Terminprotokollen, Berichten, Briefen und E-Mails Korrespondenz mit unterschiedlichen Stakeholdern in deutscher und englischer Sprache Reiseplanung und Reisekostenabrechnung Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost Vorbereitende Buchhaltung für das Vorstandsbüro Koordination der Zusammenarbeit mit Institutsleitungen, Fachbereichsleitungen, Stabs- und Querschnittsstellen Entwicklung und Pflege eines effizienten Dokumentenmanagementsystems Unterstützende Tätigkeiten im operativen Personalwesen (Bewerbungsverfahren, Termin- und Raumplanung, Schriftverkehr und Verfügungen sowie Unterstützung bei der Erstellung von Stellenausschreibungen) Organisation und Begleitung der Kommunikation mit dem Personalrat Vertretung im Bereich Vergabe und BeschaffungQualifikation:
Abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Verwaltungsfachangestellte/r (mwd), Bürokauffrau/mann (mwd)) oder vergleichbar Aktuelle und fundierte praktische Berufserfahrungen in o. g. Tätigkeiten Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (C1 Niveau) Sehr gute Kenntnisse von Verwaltungsabläufen im Öffentlichen Dienst Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen Organisationsgeschick, verantwortungsbewusste, zuverlässige und strukturierte ArbeitsweiseWeitere Angebote in den Bereichen:
