Aufgabe:
* Travelmanagement: Planung, Abstimmung und Buchung der Reisen im In- und Ausland, Prüfung der Reisekostenabrechnungen in SAP Concur (ggf. Support der Anwender) * Besuchermanagement: Erstellen der täglichen Besucherplanung und des wöchentlichen Previews. Koordination und Ausstattung der Räumlichkeiten, Support bei Besucher-Reiseorganisation, Koordination der Gästebewirtung in den Konferenzräumen und der Kantine, Verwaltung / Zusammenstellen der Gästepräsenten, Verwaltung des Besuchermanagementsystems (Proxyclick) * Unterstützung der Personalabteilung bei der Erfassung der Zeitwirtschaft in SAP * Front Office / Empfang: Ansprechpartner für alle Besucher, Begrüßung der externen Gäste, Unterstützung beim Check-in/Check-out * Interner Ansprechpartner: Unterstützung aller Bereiche bei administrativen Anforderungen * Organisation von regelmäßigen Kundenseminaren und Meetings (Inhouse/vor Ort beim Kunden): Abwicklung des Anmeldeprozesses, Bereitstellung der Tagungsunterlagen und Gastgeschenken, Organisation von Abendprogrammen * Verwaltung der Poolfahrzeuge: Fahrzeugbuchung, regelmäßige Überprüfung der Fahrerlaubnis * Verwaltung und Abrechnung der Bargeldkasse inklusive führen des Kassenbuches und der Rückstellungsübersicht zum Monatsende. Budgetverwaltung der Verpflegungskarten * Durchführung von abteilungsübergreifenden Sonderprojekten (HR, HSE, Marketing etc.) * Erstellung und regelmäßige Aufbereitung verschiedenster Auswertungen und Statistiken * Telefonzentrale: Entgegennehmen der Anrufe, bedarfs- und serviceorientierte Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner / Abteilungen * Posteingang/-ausgang (in Papier- und elektronischer Form) Bestellung und formale Prüfung von Rechnungen und LieferscheinenQualifikation:
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ggfs. mit zusätzlicher Sekretariatsausbildung oder einer vergleichbaren Qualifikation * Mehrjährige Erfahrungen in einem vergleichbaren Aufgabengebiet sind wünschenswert * Sehr gute PC-Kenntnisse sowie versierter Umgang mit den Microsoft Office Programmen * Sicheres Auftreten sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil * Zuverlässigkeit, Organisationsstärke, Durchsetzungsvermögen und starke Kommunikationsfähigkeit runden Ihr Profil abWeitere Angebote in den Bereichen:
