Aufgabe:
Sie übernehmen die Koordinierung und selbständige Bearbeitung der internen und externen Kommunikation (E-Mail, Telefon, Post) sowie die Terminplanung und Kalenderführung für die Bezirksvorsteherin Sie sind verantwortlich für die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen Sie stehen in Verbindung und sind der Erstkontakt zu lokalen Vereinen, Einrichtungen und Institutionen im Stadtbezirk, städtischen Fachämtern und Referaten sowie externen Behörden und Organisationen Die Organisation und Teilnahme an repräsentativen Veranstaltungen des Bezirksamtes, Beteiligungsformaten der Fachämter und Wahlen gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben Sie übernehmen die Vertretung für das Aufgabengebiet Geschäftsstelle Bezirksbeirat, dem politischen Gremium im Stadtbezirk Sie sind zuständig für die Abläufe in der Bürgerinfo, d.h. Sie informieren über alle grundsätzlichen Fragen zu städtischen Aufgaben und Dienstleistungen des Bezirksrathauses und nehmen sich der Anliegen der Einwohner/-innen an. Sie vermitteln bei Bedarf an die Dienststellen im Bezirksrathaus oder an die entsprechenden städtischen Fachämter oder externen Behörden Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.Qualifikation:
Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, bevorzugt als Verwaltungsfachangestellte/-r oder als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, möglichst mit Erfahrung in einer vergleichbaren Position Fundierte MS-Office-Kenntnisse Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und Selbstorganisation Verantwortungsbewusstsein und Aufgeschlossenheit Gute Kommunikationsfähigkeiten sowie sicheres AuftretenWeitere Angebote in den Bereichen:
