Aufgabe:
Sie sind erste Ansprechperson für Bürger/-innen sowie Fachpersonen, die die zentrale Telefonnummer des Bürgerservice Leben im Alter anrufen Zu Ihren Aufgaben zählen allgemeine Sekretariatsaufgaben wie z. B. die Abwicklung des Publikums-, Telefon- und Postverkehrs sowie Terminkoordination inkl. Kalenderführung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie andere Koordinierungsaufgaben innerhalb des Sachgebiets Sie aktualisieren Informationsunterlagen für die verschiedenen Angebote unter dem Dach des Bürgerservice Leben im Alter, pflegen Datenbanken und Verzeichnisse Sie unterstützen die Leitungen in vielfältigen organisatorischen Prozessen und unterstützen den Informationsfluss der internen Kommunikation Die bereichsübergreifende Kommunikation und die Sicherung der fristgerechten Weiterleitung von Verwaltungsvorgängen gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben Im Vertretungsfall sichern Sie auch die telefonische Erreichbarkeit des Sekretariats der Abteilungsleitung Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.Qualifikation:
Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte/-r Bewerben können sich auch Personen mit einer anderen vergleichbaren dreijährigen Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in der Sekretariatsarbeit Organisationsgeschick, eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise verbunden mit Freude an selbständiger Arbeit und kollegialer Zusammenarbeit Sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in der deutschen Sprache sowie fundierte PC-Kenntnisse, insb. in den MS-Office-Programmen Ein freundliches, sicheres und dienstleistungsorientiertes Auftreten mit Freude am Kontakten mit älteren Menschen und einem sozialarbeiterisch geprägten UmfeldWeitere Angebote in den Bereichen: