Aufgabe:
Ihr Tätigkeitsbereich umfasst die Unterstützung der Direktion durch selbstständige Durchführung von administrativen Tätigkeiten auf Abteilungs- und Institutsebene Administrative Tätigkeiten vor Ort im Personal-, Bestell- und Rechnungswesen sowie im Drittmittelmanagement Administrative und editorielle Vorbereitung wissenschaftlicher Vorhaben Informationsmanagement und -recherche im Verwaltungsbereich Führen vertraulicher Akten Allgemeine Korrespondenz per Telefon, Mail und Post Unterstützung bei der Organisation (inter-) nationaler Veranstaltungen und Tagungen Organisation von Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen Terminkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen Organisation des Bestellwesens mittels SAP Konsequente Digitalisierung der SekretariatsarbeitQualifikation:
Eine abgeschlossene Ausbildung und einschlägige Erfahrungen im administrativen Bereich Organisationstalent Kommunikationsstärke mit guten und freundlichen Umgangsformen sowie sicheres und verbindliches Auftreten Selbstständige, vorausschauende und strukturierte Arbeitsweise Konsequente Dienstleistungs- und Serviceorientierung Schnelle Auffassungsgabe Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift (gute Englischkenntnisse) Routine in der Anwendung üblicher Office-Programme (Work, Excel, Powerpoint), Pflege von digitalen Kalendern, und die Bereitschaft social media und Webseiten der Abteilung auf aktuellem Stand zu halten Kenntnisse in SAP, welche wünschenswert, aber keine Einstellungsbedingung sind Hohe Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit, Zuverlässigkeit, eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie Teamgeist runden ihr Profil abWeitere Angebote in den Bereichen:
