Aufgabe:
Allgemeine Front-Office-Tätigkeiten (inkl. E-Mail- und Telefonverkehr) Grundlegende Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Ablage und Datenbankpflege (Backoffice) Terminplanung/?-koordination/?-überwachung (Microsoft Outlook) Reisemanagement: Planung, Organisation, Buchung sowie Vorbereitung zur Abrechnung nach dem BRKG Administrative Betreuung von personellen Vorgängen Betreuung internationaler wissenschaftlicher Mitarbeitender, Gäste und Stipendiat*innen Interaktives Arbeiten mit den studentischen Hilfskräften der Abteilung, den zwei Direktionssekretariaten der anderen Abteilungen sowie den Serviceabteilungen des Instituts Selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch, ggf. auch in Französisch und/oder Spanisch Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Tagungen und LehrveranstaltungenQualifikation:
Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, mehrjährige Berufserfahrung ist wünschenswert, aber nicht ausschlaggebend Sicherer Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und elektronischen Medien und eine gewisse IT-Affinität sind von Vorteil. Die Bereitschaft, sich sowohl in die Instituts- bzw. MPG-eigenen Strukturen, Vorgaben und Richtlinien einzuarbeiten und diese mittels MPG-Policy-konformen Softwarelösungen und Tools umzusetzen, ist von Vorteil. Sehr gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in den Sprachen: Deutsch und Englisch, ggf. auch Französisch und/oder Spanisch Schnelle Auffassungsgabe sowie einen selbständigen, eigenverantwortlichen, strukturierten, gewissenhaften und zuverlässigen Arbeitsstil Loyalität und Diskretion sind eine Selbstverständlichkeit Hohe soziale Kompetenz, insbesondere respektvoller und stilsicherer Umgang mit internationalem Publikum Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Engagement, Kontaktfreude und TeamfähigkeitWeitere Angebote in den Bereichen:
