Aufgabe:
Organisatorische und administrative Unterstützung der Fachbereichsleitung/Stellv. Fachbereichsleitung und des Teams des Fachbereichs Gremien - Berufungen -Akademische Angelegenheiten im Tagesgeschäft durch Selbstständige Korrespondenz und Kommunikation über Teammailboxen des Fachbereichs Terminkoordination und -pflege, einschließlich Raumbuchungen, Vorbereitung von Sitzungsräumen sowie Einrichten virtueller Sitzungsräume Wiedervorlagenmanagement Versand von Sitzungsunterlagen über Cloud- oder Serversysteme Organisatorische und technische Unterstützung bei Gremiensitzungen Eigenständige Bearbeitung und Digitalisierung des Postein- und -ausgangs und digitale Ablage Erstellen von Protokollauszügen und Präsentationen Kontinuierliche Pflege der Homepage Unterstützung der Beschaffungsprozesse des Fachbereichs mit SAP Administrative Begleitung von Einstellungsverfahren über das Bewerbermanagement-Portal »concludis« Weitere selbstständige Assistenz- und Verwaltungsaufgaben Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des implementierten Qualitätsmanagementsystems, inkl. Prozessverantwortung für Unterstützungsprozesse Ggfs. Übernahme der Aufgaben einer*s Zeitbeauftragten (m/w/d)Qualifikation:
Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst, als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Management-/Direktionsassistent*in, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte*r (m/w/d) oder eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache Sehr gute Beherrschung der gängigen MS Office-Tools Erfahrung in der Arbeit mit elektronischen Akten Idealerweise Erfahrung mit SAP und im Qualitätsmanagement Organisationsgeschick, Durchsetzungsvermögen mit souveränem und freundlichen Auftreten Vorausschauende, eigenmotivierte und eigenverantwortliche, strukturierte, service- und ergebnisorientierte zuverlässige Arbeitsweise Ausgeprägtes Teamverständnis und Flexibilität Ein hohes Maß an EinsatzbereitschaftWeitere Angebote in den Bereichen:
