Aufgabe:
* Sie unterstützen die Rektoratsmitglieder und hauptsächlich den Kanzler, in allen organisatorischen Abläufen von der Termin- und Reiseplanung bis hin zur Sichtung, Priorisierung und Weiterbearbeitung von E-Mails * Sie erledigen alle anfallenden administrativen Aufgaben nahezu selbständig und gestalten die kontinuierliche Weiterentwicklung von Verwaltungsprozessen aktiv mit * Sie erinnern die verschiedenen Gremien, insbesondere den Hochschulrat, rechtzeitig an Termine und halten für Besprechungen stets gesprächsrelevante Informationen bereit * Sie verwalten eigenverantwortlich den Posteingang und managen den reibungslosen Geschäftsbetrieb im Vorzimmer des Rektorats, in enger Zusammenarbeit mit der Assistenz des Rektors und vertreten diese in Abwesenheit * Sie sind zentrale Anlaufstelle für externe und interne Kontakte und Anliegen Die Übertragung weiterer Aufgaben bleibt vorbehalten.Qualifikation:
* Sie sind in hohem Maße teamfähig und bringen eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise mit Blick auf die umfassende Unterstützung einer Hochschulleitung ein * Sie besitzen ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit gepaart mit großer Einsatzbereitschaft und Flexibilität * Sie besitzen gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift * Sie beherrschen den Umgang mit den gängigen MS-OfÏce-Anwendungen, Kenntnisse des Systems cobra CRM sind von Vorteil * Sie verfügen idealerweise über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Berufsausbildung bzw. eine kaufmännische Ausbildung * Sie zeichnen sich aus durch ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein sowie serviceorientiertes und freundliches AuftretenWeitere Angebote in den Bereichen:
