Aufgabe:
Vorzimmerdienst und Assistenz für die Büroleitung Eigenständiges Kalender- und Terminmanagement Telefondienst Bearbeiten und Verteilen der (elektronischen und analogen) Post Organisieren von Besprechungen (Vor- und Nachbereitung) Führen und Überwachen der Wiedervorlagen und Fristen Empfangen und Bewirten von Besucher:innen Korrespondieren nach Vorgabe sowie Kontrollieren des Schriftguts (Form, Rechtschreibung) Durchführen von Recherchen und Sonderaufträgen Vertretung für das Vorzimmer der Stadträtin für Bildung, Immobilien und Neues BauenQualifikation:
Abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Vorzimmer, (Abteilungs-)Assistenz, Sekretariat, Geschäftsstelle oder einer vergleichbaren Funktion Von Vorteil sind gute Kenntnisse über den strukturellen Aufbau einer Stadtverwaltung und den städtischen Regelungen sowie Kenntnisse über die Aufgaben der städtischen Gremien und der politischen Entscheidungsabläufe Gute Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (insbesondere Outlook) sowie der Internetrecherche Interesse an politischen und gesellschaftlichen Themen Grundkenntnisse der englischen Sprache Hohe Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit und Loyalität Sichere und gute Umgangsformen sowie gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit Fähigkeit zur Arbeit im Team sowie zum selbstständigen und sorgfältigen Arbeiten, auch unter hohem Zeitdruck Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit Interkulturelle KompetenzWeitere Angebote in den Bereichen: