Aufgabe:
Du unterstützt im Rahmen der neu geschaffenen Assistenzstelle gemeinsam mit aktuell vier Referent*innen die Geschäftsführung bei ihren Aufgaben zur Weiterentwicklung des Instituts und vor allem im Tagesgeschäft durch eigenständige Zuarbeiten sowie organisatorische Tätigkeiten. Zu Deinen Aufgaben gehören unter anderem: * Termin- und Fristenmanagement der Geschäftsführung sowie Unterstützung bei verschiedenen kaufmännisch-administrativen Prozessen, die von der Geschäftsführung verantwortet werden. * Eigenständige Erfassung, Verwaltung und Pflege von Institutsdaten und Dokumenten in verschiedenen Softwareanwendungen. * Organisatorische Mitarbeit bei der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen verschiedener Gremien, Arbeitsgruppen und von Institutsveranstaltungen. * Unterstützung bei der Pflege von Inhalten unseres Intranets und bei Maßnahmen der in- und externen Kommunikation, z.B. durch Verwaltung von Kommunikationsverteilern und eigenständige Bearbeitung von Email- und Schriftverkehr. * Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen für die Arbeitsprozesse der Geschäftsführung sowie Vorbereitung von Präsentationen und weiteren Unterlagen. * Übernahme von weiteren Office Management Funktionen, allgemeinen Verwaltungstätigkeiten und ad hoc Aufgaben zur Unterstützung der Geschäftsführung und ihrer Referent*innen in den jeweiligen Aufgabenbereichen.Qualifikation:
* Du hast eine kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation, gerne mit einschlägiger Berufserfahrung. * Du hast idealerweise bereits erste Erfahrungen in Non-Profit oder wissenschaftlichen Institutionen gesammelt, gerne auch in anderen Kontexten mit Fokus auf der Betreuung von Schnittstellen zwischen Geschäftsführung / Leitungsfunktionen und deren Verantwortungsbereichen. * Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Eigeninitiative sind für Dich selbstverständlich. Dabei verfügst Du über ausgeprägtes Organisationstalent und ein gutes Verständnis für (kaufmännisch-administrative) Prozesse sowie die Nutzung digitaler Tools / Datenbanken inkl. des Pakets Microsoft 365 (v.a. Excel, Word, PowerPoint, Teams, Outlook und Sharepoint). * Die Freude an der Arbeit im Team, am Austausch mit den Kolleg*innen und eine ausgeprägte Serviceorientierung zeichnen Dich aus. * Du kannst sehr gut mündlich und schriftlich kommunizieren und verfügst über gute Englischkenntnisse.Weitere Angebote in den Bereichen:
