Vorstandsassistenz (m/w/d)

Die Kulturforum Witten AöR agiert in einem Netzwerk aus Kultureinrichtungen und Veranstaltungsorten. Zum ehemaligen Kulturamt der Stadt gehören das Märkische Museum, die Bibliothek, das Stadtarchiv, die Musikschule und mit dem Saalbau und dem Haus Witten zwei flexibel zu inszenierende Aufführungsorte. Sie sind Bühne für Comedy, Schauspiel, Kindertheater, Musical, Klassikkonzert und u.a. jährlicher Austragungsort der renommierten Wittener Tage für neue Kammermusik. Wir stehen mit unserem Programm, unseren Instituten und Geschäftsbereichen sowie rund 100 Beschäftigten für ein vielseitiges Kulturleben einer Mittelstadt in urbaner Lage des Ruhrgebiets.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine Person in Vollzeit als

Vorstandsassistenz (m/w/d)

• effiziente Koordination des Vorstandsbüros
• Terminplanung, -koordination und -überwachung für die Geschäftsleitung
• Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Besprechungen inkl. Protokollführung
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Verwaltungsratssitzungen (z.B. Unterlagenversand, Fristenkontrolle, Protokollführung)
• Erstellung von Präsentationen, Terminprotokollen, Berichten, Briefen und E-Mails
• Korrespondenz mit unterschiedlichen Stakeholdern in deutscher und englischer Sprache
• Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• vorbereitende Buchhaltung für das Vorstandsbüro
• Koordination der Zusammenarbeit mit Institutsleitungen, Fachbereichsleitungen, Stabs- und Querschnittsstellen
• Entwicklung und Pflege eines effizienten Dokumentenmanagementsystems
• unterstützende Tätigkeiten im operativen Personalwesen (Bewerbungsverfahren, Termin- und Raumplanung, Schriftverkehr und Verfügungen sowie Unterstützung bei der Erstellung von Stellenausschreibungen)
• Organisation und Begleitung der Kommunikation mit dem Personalrat
• Vertretung im Bereich Vergabe und Beschaffung

• abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Verwaltungsfachangestellte/r (mwd), Bürokauffrau/mann (mwd)) oder vergleichbar
• aktuelle und fundierte praktische Berufserfahrungen in o. g. Tätigkeiten
• verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (C1 Niveau)
• sehr gute Kenntnisse von Verwaltungsabläufen im Öffentlichen Dienst
• sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen
• Organisationsgeschick, verantwortungsbewusste, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise

• attraktive Vergütung je nach Eignung bis zu EG 9a TVöD VKA
• ein verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit der Möglichkeit zur kontinuierlichen Entwicklung
• die Arbeit in einem engagierten, wertschätzenden und künstlerisch geprägten Umfeld
• regelmäßige Schulungs- und Weiterbildungsangebote
• 30 Tage Urlaub (bei einer 5 Tage Woche)
• Homeoffice nach Absprache
• betriebliche Altersvorsorge nach VBL und Jahressonderzahlung
• Fahrradleasing

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle (39 Stunden/Woche) Ihre aussagekräftige Bewerbung (Bewerbungsschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnissen) senden Sie uns bitte bis spätestens 08.06.2025 per E-Mail in einer zusammenhängenden PDF-Datei an bewerbungen.kulturforum@stadt-witten.de.

Für weitere Informationen oder Fragen können Sie Frau Jasmin Vogel (02302 581 2401 oder jasmin.vogel@stadt-witten.de) persönlich kontaktieren.

Das Kulturforum Witten befindet sich am Anfang eines Prozesses zur diversitätssensiblen Öffnung unserer Organisation, daher freuen wir uns ausdrücklich über Bewerbungen von FLINTA*, BIPoC, Menschen mit Migrationsgeschichte, queeren Menschen und Menschen mit Behinderung.

Wir bitten, Bewerbungsunterlagen ausschließlich in Kopien oder besser direkt in digitaler Form in einer zusammenhängenden PDF-Datei einzusenden, da nicht berücksichtigte Bewerbungen nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet werden können. Durch die Bewerbung oder die Einladung zum Vorstellungsgespräch entstehende Kosten können nicht erstattet werden.