Sie bringen gerne verschiedene Aufgaben unter einen Hut und sind ein Organisationstalent im Büroalltag? Der Geschäftsbereich Technik sucht zur Verstärkung des Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Assistenz im Leitungssekretariat mit Schwerpunkt Qualitätsmanagementbeauftragte*r (m/w/d)

Wir bieten Ihnen:

eine abwechslungsreiche Position mit Verantwortung und Gestaltungsfreiraum
fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
ein modernes Arbeitsumfeld und kollegialer Unternehmenskultur
einen sicheren Arbeitsplatz mit einer leistungsgerechten Bezahlung im Rahmen des TV-UK
einen familienfreundlichen Arbeitsplatz und Kinderbetreuungsmöglichkeiten
attraktive Angebote für Beschäftigte, z.B. Jobticket UKF, Bonus-Programm "corporate benefits" sowie weitere klinikumsübliche Vergünstigungen
Arbeitszeitmodell mit Gleitzeit bei 38,5 Stunden Wochenarbeitszeit
Betriebliche Altersvorsorge

Ihre Aufgaben:

I. Adminitrative Tätigkeiten im Leitungssekretariat

Unterstützung und Entlastung der Geschäftsbereichs- und Abteilungsleitungen im operativen Tagesgeschäft
Terminplanung, -koordination und -überwachung
Erstellung von Präsentationen und Protokollen
Organisation von Meetings und Veranstaltungen
allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben sowie Korrespondenz
Führen und Überwachen der Zeitkonten in SAP/HCM
Vor- und Aufbereiten von Personalmaßnahmen
Organisation von Bewerbungsverfahren (Ausschreibung, Ablage, Kommunikation mit Bewerber*innen)
Verantwortung für die Einhaltung des Corporate Design in allen G5-Bereichen (Pflege des Intranet- und Internetbereiches)
SAP-Benutzerverwaltung
Planung und Organisation von Dienstreisen

II. Qualitätsmanagement (QMB)

Verantwortung für die Einführung, Pflege und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems (z. B. DIN ISO 9001)
Organisation und Durchführung interner und externer Zertifizierungsaudits
Analyse und Optimierung von Prozessen zur Qualitätssicherung
Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter bei qualitätsrelevanten Themen
Überwachung der Umsetzung von Maßnahmen aus Auditberichten und Kundenfeedback
Dokumentation und Pflege des QM-Handbuchs
Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandarts und gesetzlichen Vorgaben

Ihr Profil:

abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Büromanagement/ -kommunikation oder vergleichbare Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation im Qualitätsmanagement
einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz und QM
sicherer Umgang mit MS Office, gängigen Videokonferenz-Anwendungen und Outlook
Kenntnisse in SAP HCM, Typo3 und sicherer Umgang mit QM-Tools sind wünschenswert
strukturierte und organisierte Arbeitsweise und Zuverlässigkeit
ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit gepaart mit Durchsetzungsvermögen, freundliches Auftreten
ein hohes Maß an Engagement, Loyalität und zeitliche Flexibilität

Wenn Sie sich in diesem Profil wiederfinden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 28.02.2025 über unser Bewerbungsportal.

Universitätsklinikum Freiburg
Geschäftsbereich Technik
Frank Kotterer

Hartmannstr. 1, 79106 Freiburg

Fragen? Dann schreiben Sie uns gerne an:

g5sekretariat@uniklinik-freiburg.de