Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.
Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Abteilung Revision zum nächstmöglichen Zeitpunkt für 39 Stunden pro Woche eine*n
Assistent*in für die Abteilungsleitung Revision
Kennziffer 50/25
Wir suchen eine engagierte und selbstständig arbeitende Persönlichkeit als Assistenz der Abteilungsleitung Revision mit einer Wochenarbeitszeit von 39 Stunden. Als Teil unseres Teams haben Sie die Möglichkeit, ein breites Spektrum an verantwortungsvollen Aufgaben zu übernehmen.
Ihre Aufgaben werden sein
- Als Assistenz der Abteilungsleitung Revision sind Sie ein zentraler Dreh- und Angelpunkt der Abteilung. Sie managen und koordinieren Termine für die Abteilungsleitung und ihre Vertretung, bereiten Besprechungen vor und kümmern sich um die Organisation von Reisen und Fortbildungen. Ihr Auge für Qualität sorgt für eine hervorragende Dokumentenpflege. Ihre Rolle ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines effizienten und reibungslosen Betriebs in unserer Abteilung.
- Sie unterstützen die Abteilungsleitung Revision bei der Koordination der Clearingstelle der Max‑Planck-Gesellschaft. Ihre Aufgaben umfassen u. a. die sorgfältige Überwachung von Terminen und Arbeitsabläufen, die Verwaltung von Dokumenten im Ablagesystem und SharePoint sowie die Vorbereitung von Clearingstellenverfahren von der Eröffnung bis zum Verfahrensabschluss bzw. der Schließung von Nachverfahren.
- Als Prüfungsassistenz in der Abteilung Revision unterstützen Sie die sorgfältige Aufbereitung der jährlichen Revisionsplanung und übernehmen die Pflege und Verwaltung der Dokumentenvorlagen der Abteilung.
- Als Koordinator*in des Sekretariatsteams der Abteilung, das sich aus drei weiteren Assistenzkräften zusammensetzt, sind Sie verantwortlich für die Terminkoordination, die Priorisierung und die Qualitätssicherung.
- Im Bereich Mediengestaltung betreuen Sie den Intranet-Auftritt der Abteilung und der Clearingstelle, verfassen Beiträge für das Maxnet und unterstützen bei der Erstellung von Berichten, die über die Abteilung hinausgehen.
In der Position als Assistenz der Abteilungsleitung Revision erwarten Sie abwechslungsreiche Aufgaben. Ihre proaktive Haltung, Organisationsfähigkeit und gute Resilienz bilden die Schlüssel zum Erfolg in dieser dynamischen Rolle.
Was Sie mitbringen
- Sie haben eine kaufmännische Berufsausbildung oder ähnliche Qualifikationen, komplementiert von Erfahrung in relevanten Bereichen.
- Sie können Erfahrung in der persönlichen Assistenzarbeit vorweisen und sind mit der Koordination komplexer Terminkalender vertraut.
- Sie haben fundierte Kenntnisse im Umgang mit verschiedenen Dokumenten und ein gutes Auge für Qualitätssicherung und Details.
- Sie sind sicher im Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen.
- Ihre herausragenden organisatorischen Fähigkeiten, Ihr Koordinationstalent und Ihre selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise zeichnen Sie aus.
- Teamarbeit macht Ihnen Freude und Sie verfügen über hervorragende Interaktions- und Kommunikationsfähigkeiten.
- Ihre sehr guten Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.
Das bieten wir Ihnen
Wir bieten Ihnen im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.
Was Sie von uns erwarten können
- Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
- Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
- Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
- Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
- Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.
