Das Max-Planck-Institut für Sicherheit und Privatsphäre in Bochum (www.mpi-sp.org) ist ein Forschungs­institut der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissen­schaften e. V., das die viel­fältigen Aspekte der IT-Sicherheit und des Daten­schutzes inter­diszipli­när erforscht. Das neu gegrün­dete und expandierende Institut wird im End­ausbau 18 For­schungs­gruppen umfassen und circa 200 Mit­arbei­ter*innen und Gäste beschäftigen. Das Institut kooperiert mit der Fakultät für Informatik der Ruhr-Universität Bochum (www.informatik.rub.de). Bochum gehört zu den welt­weit füh­renden For­schungs­standorten für Cyber­sicherheit und ist Heimat der größten Aus­bildungs­stätte Europas in diesem Fach­gebiet sowie einer leb­haften Start-up-Szene.

Wir suchen zur administrativen Unter­stützung unserer Spitzen­forscher*innen in unserem Office Team ab sofort eine

Teamassistenz (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

  • Sie unterstützen die wissenschaftlichen Forschungs­gruppen des Insti­tuts und ihre Gruppenleitungen in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben.
  • Als Frontoffice sind Sie erste Ansprechstation für alle Belange der wissenschaftlichen Beschäftigten und Sie stimmen sich eng mit den weiteren Fachbereichen der Verwaltung ab.
  • Sie übernehmen sämtliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie die gesamte Büroorganisation.
  • Sie betreuen die Gäste unseres Instituts und übernehmen den Welcome-Service im Rahmen des On­boardings neuer Beschäftigter.
  • Sie koordinieren Termine und Dienstreisen, organisieren Seminare und Meetings.
  • Sie unterstützen die Optimierung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Rahmen des Insti­tuts­aufbaus.
  • Ihre aktive Mitarbeit in relevanten Projekten zum Aufbau des Instituts rundet Ihr Aufgabenspektrum ab.

Ihr Profil:

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z. B. Fremd­sprachen­korres­pondent*in, kaufmännische Ausbildung) oder eine vergleich­bare Qualifi­kation.
  • Sie besitzen einschlägige Berufserfahrung in organi­sato­rischen und adminis­trativen Service­tätigkeiten (sicherer Umgang mit MS Office voraus­gesetzt), wenn mög­lich auch in inter­kultu­rellen Arbeits­umgebungen bzw. im Wissen­schafts­management.
  • Als internationales Forschungsinstitut setzen wir sehr gute Deutsch- und Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift voraus (mindes­tens C1-Niveau), gerne auch in weiteren Fremd­sprachen.
  • Sie arbeiten selbstständig, struktu­riert und ziel­orientiert.
  • Eigeninitiative, Flexibilität und eine hohe Belast­barkeit gehören zu Ihren Stärken.
  • Sie sind in der Lage, durch Ihr sicheres und freund­liches Auftreten mit allen Ansprech­partner*innen kompetent und verbindlich zu kommuni­zieren; auch schwie­rige Situa­tionen bringen Sie nicht aus der Ruhe.
  • Sie sind es gewohnt, bereichs­übergreifend in diversen Teams zusammen­zuarbeiten und mit ge­mein­samen Lösungen zum Fortschritt des Instituts bei­zutragen.
  • Eine hohe soziale Kompetenz und ein ausgeprägtes Organisations­talent vervollständigen Ihr Profil.

Unser Angebot:

  • Wir bieten Ihnen ein eigenständiges und abwechslungsreiches Arbeitsgebiet in einem dyna­mi­schen Forschungs­institut.
  • Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiter­bildungs­maßnahmen und Sprachkurse.
  • Wir stehen für kollegialen Zusammenhalt in einem interkulturellen Wissenschaftsumfeld.
  • Durch die agilen Strukturen in der Aufbauphase unseres Instituts bieten wir Ihnen die Möglich­keit, sich aktiv in unsere viel­fältige Community einzu­bringen und die Ent­wicklung des Insti­tuts mit voran­zubringen.
  • In unserem Institut herrscht eine offene Arbeits­atmosphäre mit einer Kommuni­kation auf Augen­höhe und flachen Hierarchien.
  • Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag des öffent­lichen Dienstes (TVöD Bund), inklusive ent­sprechender Sozial­leistungen und einer Jahres­sonderzahlung.
  • Zusätzlich bieten wir Ihnen neben 30 Tagen Urlaub eine Alters­vorsorge des öffent­lichen Dienstes (VBL).
  • Nach einer erfolgten Einarbeitung besteht für Sie die Möglich­keit, nach Absprache auch im Home­office zu arbeiten.
  • Regelmäßige Teamevents runden unser Angebot ab.

Die Stelle ist ab sofort unbefristet zu besetzen. Die Höhe der Ver­gütung richtet sich nach Ihrer Quali­fi­kation und Berufs­erfahrung entsprechend TVöD Bund.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann schicken Sie uns bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung in einer PDF-Datei (max. 5 MB) bis zum 03.01.2025 an application-office@csp.mpg.de.

Das Max-Planck-Institut für Sicherheit und Privat­sphäre steht für eine gemein­schaftliche, viel­fältige und inklu­sive Arbeits­kultur und setzt sich für Chancen­gleichheit ein. Wir begrüßen und er­mutigen Bewer­bungen von Perso­nen aller in unserem For­schungs­gebiet unter­repräsen­tierten Gruppen. Ins­beson­dere Frauen und Menschen mit Behin­derung sind eingeladen und auf­ge­fordert, sich zu bewerben.