Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) in Teilzeit (50%)

INSTITUT FÜR SYSTEMTHEORIE UND REGELUNGSTECHNIK (IST) | ZUM FRÜHESTMÖGLICHEN TERMIN | TEILZEIT | ENTGELTGRUPPE 9b TV-L | UNBEFRISTET
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum frühestmöglichen Termin eine*n Fremdsprachensekretär*in (m/w/d), 50%, Entgeltgruppe 9b TV-L, unbefristet

Unser international ausgerichtetes Institut steht für exzellente Forschung und Lehre auf den Gebieten der Regelungstechnik und Systemtheorie. Mit über 30 Mitarbeiter*innen engagieren wir uns für Spitzenforschung und bieten zugleich qualitativ hochwertige und innovative Lehre für eine Vielzahl von Studiengängen an.

Unser wissenschaftliches Team wird durch ein internationales administratives Team bestehend aus vier Personen unterstützt. Dieses Team sorgt für einen reibungslosen Ablauf aller administrativen Prozesse und trägt maßgeblich zur erfolgreichen Organisation des Instituts bei.

Zusammen legen wir auch Wert auf ein gutes Miteinander. Ob bei der Umsetzung anspruchsvoller Projekte oder bei informellen Teamaktivitäten – offene Kommunikation und gegenseitige Unterstützung prägen unser Arbeitsklima. Die Arbeitssprache am Institut ist Englisch.

Ihre Aufgaben:

Selbständige und eigenverantwortliche Übernahme von Tätigkeiten im Institutssekretariat
Administrative Unterstützung der Institutsleitung
Unterstützung und Verwaltung von (internationalen) Projekten
Betreuung von (internationalen) Gastwissenschaftlern
Erstellen und redaktionelle Bearbeitung von Briefen, Manuskripten und Präsentationen in deutscher, englischer und weiteren Sprachen
Budgetverwaltung (Haushaltsmittel und Drittmittel)
Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Tagungen, Konferenzen, Kolloquien
Personalverwaltung (u.a. Einstellung von Mitarbeitern sowie Hilfskräften)
Online-Verwaltung von Studien und Prüfungsleistungen
Dienstreiseorganisation und Reisekostenabrechnung

Anforderungsprofil:

Idealerweise Studium oder entsprechende abgeschlossene Ausbildung sowie Erfahrung mit Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
Sehr gute Beherrschung in Wort und Schrift der englischen und deutschen Sprache, sowie zwei weiterer Sprachen
Selbstständige, engagierte und flexible Arbeitsweise, sowie Eigeninitiative
Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben sowie Affinität zu digitaler Arbeit
Freundliches und sicheres Auftreten, Freude am Umgang mit Menschen, sowie Teamfähigkeit

Wir bieten:

Sicheren Arbeitsplatz und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem jungen, dynamischen Team an einer familienfreundlichen Universität
Vergütung nach E9b TV-L mit Jahressonderzahlung und den üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, Zuschuss zum JobTicket BW bzw. zum Deutschlandticket Job, bezuschusstes Essen in den Mensen, etc.
Vielfältige Angebote im betrieblichen Gesundheitsmanagement, wie Gesundheitskurse, die „Kraftpause“, Ergonomieberatung und Gesundheitsvorsorge
Präsenz- und Onlinekurse in über 100 verschiedenen Sportarten beim Hochschulsport
Umfangreiche interne Fort- und Weiterbildungsangebote